Umíte efektivně využívat svůj čas? Nastavovat si priority? Nenechat se vyrušovat? Několik praktických rad, jak na to, nabízí Petr Mára, trenér firmy Apple a také lektor ELAI.

Všichni to dobře známe. Současnost lze definovat především jako dobu, která nás doslova zahlcuje úkoly. Naši pozornost neustále zaměstnává spousta technologií a informací, jsme prakticky pořád něčím vyrušováni. Z toho vyplývají naše problémy s definováním priorit, zvládáním stresu a podobně. „Podle mého názoru existují pouze dva způsoby, jak v tomto světě přežít,“ říká Petr Mára, trenér firmy Apple a také lektor ELAI. „Jednak je třeba vnímat změnu jako výzvu, ne jako problém, a zadruhé je nutno naučit se učit,“ doplňuje.

Ničí nás touha po pohodlí
Z historického hlediska byl člověk okolnostmi veden k tomu, aby uměl jednu věc co nejlépe. Ve vývojovém stadiu lovců, sběračů totiž logicky bylo cílem co nejvíc šetřit energií. Jenže dnešní doba od nás podle Petra Máry vyžaduje přesný opak. Tedy abychom neustále zvládali nové technologie, pracovní postupy, způsoby komunikace a tak dále. Náš organismus ale změny nechce, touží po pohodlí, a tak jedinou formou přežití je adaptace.

Člověk je adaptabilní tvor, což je jeho výhoda. Ovšem naše okolí nás naopak co nejvíc tlačí do pohodlí. Třeba pomocí produktů či služeb, jako je dálkový ovladač, donáška jídla a jiné. To podvědomě chceme, a proto je na tom postavený prakticky každý byznys. Ovšem zároveň nás to ničí, neboť v důsledku toho lenivíme a ztrácíme schopnost se přizpůsobovat.

Co s tím? „Řešením je brát tenhle proces jako jakousi hru, protože bez změny to dnes nejde. Musím být schopen akceptovat, že to, co teď mám, za nějaký čas už mít nebudu,“ myslí si Petr Mára. „Je to svým způsobem buddhistický přístup, tedy to, co mám, si užívám, ale až to mít nebudu, tak to taky bude v pohodě, přijde něco jiného. Důležité je nevytvářet si závislosti, nebrat věci, které mám, jako dané. Totéž platí pro vztahy, práci a jiné,“ dodává.

Z hlediska adaptace je v dnešní době rovněž důležité být schopen se vzdělávat a mít na to konkrétní techniky. Součástí změny totiž bude schopnost zvládání nových dovedností. Naučit se učit, to vypadá jednoduše. Praxe je ale složitější. „V prvé řadě je to čistě technologická věc,“ říká Petr Mára. „Já například používám aplikaci Pocket na čtení článků. Není to nic objevného, ale v dnešní době jde o jediný způsob, jak se dovzdělávat. Než totiž na dané téma vyjde kniha – mluvím o tématu technologií –  bude zastaralé. A zadruhé je nezbytná vlastní zkušenost,“ dodává lektor.

Podle Petra Máry tedy učení znamená hledání kvalitních a důvěryhodných zdrojů, kterých je vždy třeba mít několik. A pak také danou věc určitým způsobem prožít, vyzkoušet, protože lidé se nejlíp učí z vlastní zkušenosti. „S takovým přístupem budeme schopni zvládat požadavky budoucnosti, což je se znalostmi ze základní školy, a nejen té, nemožné,“ tvrdí Petr Mára.

Co můžeme a měli bychom zlepšit
Tématem sebeorganizace se zabývá také institut ELAI. Pořádá workshop s názvem Práce s prioritami, který vede právě Petr Mára. „Práce s prioritami je trénink, který vychází především z mých zkušeností v oblasti sebeorganizace,“ představuje lektor. „Nejde o získávání dovedností, účastníci hodně přemýšlejí o tom, co a jakým způsobem dělají a především co mohou a měli by zlepšit,“ dodává. To jim pomůže mimo jiné uvědomit si, co je pro ně důležité, kam by se měli posunout a jaké nástroje a techniky k tomu potřebují a také mohou využít.

Jedním z nejdůležitějších bodů dobré sebeorganizace je schopnost efektivně využívat čas. Lidé se dnes podle Petra Máry snaží stihnout všechno nebo se honí za příliš mnoha cíli. Trendem je být perfektní táta, manžel, být skvělý v práci, dobře vypadat, vydělávat peníze, sportovat, mít kamarády, k tomu stíhat postovat fotky na Facebooku… „To všechno ale není možné,“ myslí si Petr Mára. „Prvním krokem je uvědomit si, že některých věcí je třeba se vzdát. Dřív jsem si myslel, že jde o to, naučit se zvládat toho víc. Tak to ale není, jde o to, zvládat méně věcí dobře. Pokud to totiž neuděláme, budeme sice dělat všechno, ale zákonitě jen tak nějak napůl.“

Jak priority nastavit? „Prvním krokem by měla být volba toho, čemu se chci věnovat. Je dobré zkoušet různé věci a zjišťovat, co ve mně nejvíc rezonuje. Výsledek by se měl dostavit díky kombinaci hledání, využití toho, co člověk umí a jaké vlohy mu byly dány, a také nalezení smyslu v dané činnosti,“ upozorňuje lektor. Samotný trénink pak podle něj pomůže absolventům odhalené priority zvládat a posouvat se dál. To znamená, že ve chvíli, kdy si je člověk jistý tím, čemu se chce věnovat, se díky vědomostem získaným na workshopu dokáže rozhodnout, jak dosažení cíle rozložit na jednotlivé úkoly a etapy a dostat se k němu krok za krokem.

Obrovským problémem je rozptylování, vyrušování. Z hlediska dosažení úspěchu a efektivity je totiž podle Petra Máry klíčové, abychom se mohli a měli možnost zastavit a soustředit se na úkol. V budoucnu podle něj budou úspěšní ti, kdo budou schopni zvládnout jednu věc špičkově, a ne ti, kdo se budou pokoušet dělat několik věcí najednou.

A jak na to? „Jedna varianta je samozřejmě utéct z open space, ale to asi nebude pro každého realizovatelné. Pak může být příkladem účinného řešení jednoduchá a relativně snadno proveditelná dohoda s kolegou o tom, že jeden si nasadí sluchátka a ponoří se do práce. Ten druhý mu po určitou dobu vytvoří jakýsi ochranný deštník a tím, co je nezbytné okamžitě řešit, se nechá vyrušovat. „Je zkrátka třeba najít způsob, jak v takzvané zóně zůstat co nejdéle, protože je to ohromně cenný čas. Jakmile vás totiž někdo byť jen krátce vyruší, trvá až pět minut, než se vám podaří znova se naplno soustředit,“ je přesvědčen Petr Mára.

Petr se v rámci workshopu zabývá také tím, jak pro efektivní sebeorganizaci správně používat aplikace, zapisovat si úkoly,  poznámky. Podle něj je stěžejní nastavení pravidel tak, aby každý úkol, nápad či informace byly správně zaznamenané pro budoucnost a další použití. „Mám k tomu inbox, tedy jedno místo, kam se všechno zapisuje a následně třídí. Takže si například v telefonu zapíšu či namluvím do něj nějaký nápad či úkol a přesunu ho do inboxu. To mi umožní na to okamžitě zapomenout a znova se soustředit na svou práci. Inbox pak jednou denně čistím a rozhoduji se, co s položkami udělám,“ popisuje Petr Mára.

Problémem dnešní doby je totiž podle něj nutnost se stále nad něčím rozhodovat, což se tato metoda snaží omezovat. Jak lektor poznamenává, stejnou službu jako inbox může udělat i papír, když máme dobře nastavená pravidla, jak ho používat. Je ovšem důležité vytvořit si určité spouštěče, které nám připomenou, že je třeba se na papír podívat.

Jak Petr Mára řídí sám sebe

Interní deadline

Petr denně v 18 hodin končí pracovní aktivity. Chce mít čas pro rodinu, odpočinek a také kvalitní spánek. Promyšleně pracuje se stanovenými termíny pro odevzdání práce a s časovým omezením, které má. Pokud tedy například ví, že má k dispozici čtyři hodiny času, nepouští se do aktivity, na kterou potřebuje celý den.

Obrana proti vyrušování

Má také propracovaný systém notifikací, aby byl co nejméně rušen. Na mobilu nemá zapnuté vyzvánění ani vibrace. Dostanou se k němu pouze některé SMS a také nastavené připomínky z kalendáře. Používá funkci „do not disturb“, dovolají se mu jen členové rodiny. To mu umožňuje zůstat v takzvané zóně.

Ochrana produktivního času

Petr se snaží chránit si čas, kdy je schopen se maximálně koncentrovat na pracovní záležitosti. Tím je pro něj dopoledne. Pokud to tedy lze, čas mezi 9. a 11. hodinou vyhrazuje na produktivní aktivity. V této době omezuje schůzky, telefonáty a snaží se maximálně vytěžit již zmiňovanou zónu.

Martin Zika

 

Jak přežít dobu plnou úkolů a rozptylování was last modified: February 28th, 2018 by Martin Zika